Reservations Manager 宿泊予約マネージャー - Hotel Indigo Tokyo Shibuya

世界100カ国・6,000カ所以上のホテルを展開するIHGグループのブランドの1つである、ホテルインディゴ。
様々な色と個性が混在するジャングルシティ渋谷の上空から、万華鏡のように変化するカルチャーをビビッドに照らし出します。
ホテルインディゴ東京渋谷は、クリエイティビティを刺激する渋谷カルチャーの発信地として、多様性を讃え、芸術性に溢れたこの街の魅力を館内のあちこちに散りばめ、アップデートされたホテル体験へとゲストを導きます。
 

職務概要：

予約部門の効果的な運営を通して、注意深く適切なイールド・マネージメントを行い、収益創出にむけて積極的に貢献していただきます。ホテル内の予約状況やホテルを運営する環境動向に関して最新の正確な情報を提供するこのポジションは、セールスおよびマーケティング機能にとって不可欠です。

任務と責任：

• 毎日の予約業務を監督する
• 配分および予約を含む客室在庫から、最大イールドおよびブラックアウト日程の域までの管理
• 客室ベースのマーケティング活動の計画および実行
• 販売プログラム／販促／広告の進捗をチェックし、必要に応じて関連部門にフィードバックを与える
• 売れ行き好転の傾向、客室利用率履歴および市場分野開発を追跡、立証し、今後の予測に役立てる
• フロントオフィスによる宿泊客履歴データの追跡を監督する 
• アロット（ブロック＝ホテルが旅行会社に一定数の客室を恒常的に提供すること）の設置および維持
• データベースにある宿泊客履歴および顧客プロフィールを正確に保つ
• 市場コードの追跡
• IHG予約システム上に宿泊料金を入力し、それを保守する
• ホームページに常に宿泊料金を掲載する
• コンサルタントおよび経済予測などの既存の情報源および外的な情報源の双方より入手した重要な情報を照合、保守、配布する
• 該当する場合、ホテル・バンクおよびGDSのクローズアウトおよびオープンアップの日程を管理する
• 月末売上報告を完成させる
• 週間販売戦略報告の作成 
• すべての団体の契約の確認
• 必要に応じて、セールスマネージャーと市場調査および分析を行う
• 現在の販売およびマーケティングの取り組みおよび動向を監視、評価する
• 経済的、政治的、社会的問題／変化を監視、評価する
• 毎週、または地域のセールス＆マーケティング・マネージャーの指示に従い販売戦略ミーティングを開き、その議長を務める
• 必要に応じて地域の戦略計画の策定に参加する
• 事業結果に影響を与えると思われる経済的、政治的、社会的な活動および動向について考え、それらについてコメントする
• 販売およびマーケティングのデータにアクセスし、それらを評価する
• 人員計画および経営ニーズについて、上司と協力する
• セールスマネージャーと協力して予算の編成および管理を行う

応募資格 

• ホテル、ブランドおよび会社にプラスのイメージをもたらしながらお客様、従業員および第三者と関わる能力を発揮する
• 問題解決能力、推理、動機づけの能力、組織、訓練する能力
• 十分な文章力
• ホテル経営、経営または関連分野の学士号を取得していることが望ましい 
• 関連分野における3年間の経験、または管理職経験を含む予約／フロントオフィスにおける2年間の経験、あるいは同等の学歴および職歴を持ち合わせること
• 日本で就労可能な資格

理想的な人物像

• チームメンバーをリスペクト出来る方
• 渋谷という土地に魅力を感じていただける方

福利厚生

120日、有給休暇（初年度は10日）、私傷病休暇（年間12日）、IHGグループ従業員割引制度、食事手当（10,500円／月）など、ホテルならではの福利厚生も充実しています。

個性や色が交差する渋谷らしく、様々なバックボーンを持つ方や多国籍な人材が活躍できる場所です。
ホテルレストラン出身者だけでなく、ホテルでの就業経験が無いスタッフもたくさん在籍しています。
働くスタッフ全員が自分らしく働くことができる、そんな環境を目指しています。

様々な人々やクリエイティブが交差するカルチャーの発信地として、日々変化を続けながらユニークで忘れられない体験をゲストへ提供するお手伝いをしていただきます。
日本にいながらも外国にいるような新鮮さを感じる環境で、臨機応変さが求められることもありますが、今までにない価値観を見出したり、新しいトレンドを創っていくような仕事を経験できます。

Job Overview:

To conduct vigilant and appropriate yield management and actively contribute towards revenue generation through effective management of the reservations department.   This position is a vital position to the sales and marketing function by providing current, accurate information on both the internal reservation situation and the external climate with which the hotel operates.

Duties and Responsibilities:

• Monitor the daily operations of reservations
• Control rooms inventory including allocation and reservations to areas of maximum yield and blackout dates
• Develop and conduct rooms-based marketing activities
• Track sales programs/promotions/advertising and provide feedback as necessary to relevant departments
• Track and establish pick up trends, occupancy history and market segment development to facilitate forecasting
• Monitor front office tracking of guest history data
• Create and maintain allotments
• Ensure accuracy of guest history and client profiles in Data Base
• Track market codes
• Load and maintain rates in IHG reservation system
• Maintain rate in Website
• Collate, maintain and distribute relevant information and data obtained from both existing sources (consultants, economic forecasters) and external sources
• Manage Hotel Bank and GDS close out/opening-up dates, if applicable
• Complete end of month booking report
• Prepare weekly booking strategy reports
• Ensure all Groups are contracted
• Chairs and conducts Sales Strategy meetings weekly or as directed by Regional Sales & Marketing Manager
• Participate in preparation of strategic plans for region
• Consider and comment on economic, political, social activity and trends which are likely to influence business outcomes
• Access and assess sales and marketing data
• Works with superior on manpower planning and management needs
• Works with superior on the preparation and management of the Department’s budget

Duties and Responsibilities  

Manage the daily operations of the team on behalf of the Assistant Front Office Manager if not in operation. Responsible for coordinating and supervising all hotel operations during the night in the absence of the General Manager or his/her representative. Primary responsibility is to ensure guest safety and security and to ensure accurate and timely completion of nightly audit duties.

The duties and responsibilities will include:  

• Tour of hotel building (including Heart of House and parking lot)
• VIP greeting
• Handling of all complaints
• Create daily reports
• Ensure all front office policies and procedures are followed
• Organize, supervise and direct the night fire brigade
• Familiarity with front office operations systems and understanding of backup procedures and system recovery procedures
• Complete understanding of front desk, guest experience and operator operations standards and be prepared to follow up
• Efficient check-in and check-out processes
• Adherence to IHG One Rewards Standards
• Supervise and direct the handling and disposal of lost and found items
• Should be report resolved and unresolved issues to the Director of Rooms/Assistant Front Office Manager after duty manager shift handover
• Failure to do so will result in a written report to the Assistant Front Office Manager
• Have a thorough understanding of all room types, hotel metrics, and facilities
• Supervise staff to ensure that cash handling standards and procedures are strictly enforced
• Oversee that the correct bank controls and processes are in place
• Register and manage at-risk guests
• Oversee batch processing (audit daily sales transactions in the front office, verify matches, reconcile all cash register balances, and report any discrepancies to the person in charge)

Qualifications

• Demonstrated ability to interact with customers, employees and third parties that reflects highly on the hotel, the brand and the Company.
• Problem solving, reasoning, motivating, organizational and training abilities.
• Good writing skills
• Bachelor’s degree in Hotel Management, Business Administration, or related field preferred.
• 3 years related experience or two years reservations/front office experience including management experience, or an equivalent combination of education and experience
• Eligibility to work in Japan.

Ideal candidate

- Have respect for team members.

- A person who is attracted to the Shibuya area.

Benefits

A full hotel benefit package including 120 days, paid leave (10 days in the first year), sick leave (12 days per year), IHG Group employee discount scheme, meal allowance (10,500 yen/month) and more.

At IHG, we’ve made a promise. As one of the world’s leading hotel groups, we’re here to deliver True Hospitality for Good. Making our guests and colleagues feel welcome, cared for, recognized and respected – wherever they are in the world. Want to be part of the journey?
Hotel Indigo is an upper-upscale boutique brand that captures the true spirit of the neighborhoods our hotels belong to. With over 125 properties worldwide, we look for individuals that can inspire our guests to make unique discoveries. Opening the door to meaningful connections to the diverse people, places, and cultures of the local area.

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